【内容証明郵便の書き方】縦書きと横書きで異なる文字数制限、作成例、封筒のルール

書式は以下のように定められています。

1.手書き、プリントアウト、どちらでもOK

パソコンで印刷したもの、手書きしたもの、どちらでも作成可能です。但し、書面1枚に書くことのできる文字数には制限があります。枚数を増やすことは可能ですが、その分郵便代がかかることになりますので、できるだけ簡潔な文面を心がけましょう。

文字数制限

縦書きの場合・・・ 1行20字以内、1枚26行以内

横書きの場合・・・ 1行13字以内、1枚40行以内、または 1行26字以内、1枚20行以内

2.使用できる文字の制限

使用できる文字には制限があります。仮名、漢字、数字、一般に使用される記号、英字は固有名詞のみとされています。英文の内容証明はダメです。

文字の注意点

『 、 。( )「 」』のような句読点や括弧は、それぞれ1字として扱います。

㎡やkgなどの記号も使用できますが、これらはいずれも2字として扱います。

丸付き数字(①、②など)は、枠を1字として扱うので、①や②は2字として扱います。⑩は3字です。

これで文字数がオーバーしてしまうとアウトなので、記号を使う際は注意しましょう。

3.文字の訂正方法

文字の訂正、挿入、削除をする際は、間違えた個所を二本線で消して、正しい文字を書き加え、さらに欄外に「○行目○字訂正(削除、挿入)」と明記して捺印しなければなりません。印鑑は、差出人欄に押印してあるものを用います。

内容証明郵便は最低3部作成しますので、1箇所訂正するだけでも、3部とも訂正することになり、大変な手間がかかります。郵便局の窓口で誤りを指摘された場合で、それが軽微な場合は、これで訂正することもありますが、もし大きな間違いが見つかった場合は、再度プリントアウトしなおした方が早いかも・・・。

4.差出人と受取人の住所・氏名が入っていること

書面の最後に、差出人の住所・氏名、受取人の住所・氏名を書きます。横書きの場合は手紙の最後ではなく冒頭に書く場合もあります。差出人の氏名の後には押印しましょう。この印鑑は認印で可です。実印であることは要しません。

5.複数枚になったときは契り印をすること

書面1枚に書ききれず複数枚になったときは、ホッチキスで綴り、契り印(割り印)をします。

もちろん、3部とも同様です。

作成例

上記1の書式に基づいて作成した書面を3部作成します。文面、捺印箇所とも全て同じものを作ります。

書面が1枚の場合

  1. 差出人名の後に捺印
    rei1

書面が1枚だけの場合はシンプルです。

書面が2枚以上の場合

  1. 差出人名の後に捺印
    rei2-1
  2. ホッチキスで綴じる
    rei2-2
  3. 全てのページの間に契り印(割り印)する
    rei2-3

これで書面は出来上がりです。

差出用の封筒を準備

次に、差出用の封筒を準備します。

内容証明郵便は、中の文面だけでなく封筒の作成にも決まりがあります。

1.封筒のサイズ

特に決まりはありませんが、A4サイズの書面であれば、長型3号(A4サイズ3つ折り)がオススメです。

2.宛名および差出人の記載

封筒に宛名と差出人の住所氏名を書きます。宛名および差出人は、書面の中に書いてあるものと同一のものを書きましょう。

なお、封筒に文字数や行数の制限はありません。

3.切手は貼らなくていい

切手は貼らなくていいです。

4.封は空けたまま

中身を入れて封をしてはいけません開けたまま窓口に持って行きます

封をするのは、郵便局の窓口で書面を確認してもらって、3部とも同一であることの証明をもらってからです。その後、そのうちの1部を入れて封をします。

書面と封筒(と郵便代)が準備できたら、郵便局に持ち込みましょう。

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